Gastenlijst: persoonlijke gegevens van gasten in een reservering
Tijdens het boeken kunnen gasten gevraagd worden hun persoonlijke gegevens in te voeren. Deze gegevens worden verzameld in de gastenlijst. Welke gegevens van je gasten worden gevraagd, wordt bepaald in de administratie-instellingen.
Ga naar Administratie-instellingen > Gasten om in te stellen welke gegevens van je gasten worden gevraagd bij het boeken. Lees meer over het opvragen van extra gegevens in de gastenlijst: Administratie-instellingen voor gasten
Informatie toevoegen aan de gastenlijst
Als gasten er niet in geslaagd zijn de vereiste informatie in te voeren bij het boeken of via het gastenportaal, kun je hen helpen door gegevens direct in de gastenlijst toe te voegen, of door een e-mail opnieuw te verzenden waarin hen wordt gevraagd de details zelf toe te voegen.
Open de juiste reservering. In het reserveringsblok zie je 'Te controleren', gevolgd door verschillende groene of rode icoontjes. Klik op het persoon-icoontje. Dit leidt je naar het tabblad 'Gastenlijst' van het scherm 'Bewerk gasten'.
Klik op de knop '+Gast' en er opent een venster waarin je alle benodigde gegevens voor een gast kunt invoeren. Als de hoofdgast (boeker) nog niet is vermeld, kun je de knop 'Vullen met boekersgegevens' in dit venster gebruiken om de boeker aan de gastenlijst toe te voegen.
Als je op de naam van een bestaande gast klikt, kunnen hun gegevens worden bewerkt.
Als het tabblad Gastgroep van de reservering een gedeeltelijk verblijf bevat, wordt dat gedeeltelijke verblijf ook in de gastenlijst weergegeven. Zo is het duidelijk wie wanneer verblijft. Lees meer: Guest group: composition of guests staying within a reservation
Sjabloon opnieuw verzenden of gastenlijst exporteren
Gebruik de knop 'Verstuur verzoek tot invullen gastenlijst opnieuw' om het sjabloon opnieuw naar het e-mailadres van de boeker te sturen als je wilt dat de gasten hun gegevens zelf invullen.
Indien gewenst kun je de gegevens exporteren naar een CSV-bestand of als PDF bekijken.
Als je de gastenlijst gebruikt om het paspoortnummer van een gast op te vragen, wordt het paspoortnummer onleesbaar na de vertrekdatum. Alleen managers binnen je administratie hebben dan nog toegang.
Wat als je de gastgroep wijzigt nadat de gastenlijst al is ingevuld?
Als één of meer gasten uit de gastgroep worden verwijderd, en er daardoor te veel personen in de gastenlijst staan vermeld, verschijnt er een pop-up met de vraag om ook de gastgegevens van de betreffende personen te verwijderen. Als je niet zeker weet om welke personen het gaat, kun je kiezen voor 'Overslaan voor nu'.
Als er een gedeeltelijk verblijf wordt toegevoegd in de gastgroep voor gasten die oorspronkelijk waren opgenomen in het volledige verblijf, verschijnt er een pop-up met de vraag om de gastgegevens van de betreffende personen naar het gedeeltelijke verblijf te verplaatsen. Als je niet zeker weet om welke personen het gaat, kun je kiezen voor 'Overslaan voor nu'.
Als je op 'Overslaan voor nu' klikt, veroorzaakt dat een rode melding in de gastenlijst, als een herinnering dat de gastenlijst niet overeenkomt met de gastgroep. Je kunt de gastgegevens altijd bewerken om dit op te lossen.
Gasten toevoegen aan een groepsboeking
Het bewerken van een gastenlijst binnen een groepsboeking volgt hetzelfde proces als hierboven beschreven, zodra je toegang hebt tot de juiste reservering. Open de groepsboeking en klik aan de rechterkant op de gewenste onderliggende reservering.