Een reservering annuleren of een annulering ongedaan maken
Elke afzonderlijke reservering kan worden geannuleerd, tenzij de reservering al is uitgecheckt. Groepsboekingen met meerdere reserveringen kunnen in hun geheel worden geannuleerd, of een reservering kan worden afgesplitst om afzonderlijk te worden geannuleerd. Na annulering wordt het annuleringsbeleid toegepast. Een reservering die per ongeluk is geannuleerd, kan weer worden hersteld.
Als een reservering per ongeluk is uitgecheckt in plaats van geannuleerd, moet je eerst de uitcheckactie ongedaan maken om de reservering correct te kunnen annuleren.
Een reservering annuleren
Open de reservering die je wilt annuleren.
Zoek de knop 'Annuleren' linksboven, in het blok 'Details'.
Vul de reden voor annulering in en controleer de datum.
Als de reservering via een extern kanaal is gemaakt, zie je een bericht waarin staat dat je bij de kanaalpartner moet bevestigen dat de reservering is geannuleerd.
Bevestig de annulering door nogmaals op 'Annuleren' te klikken.
Wat er gebeurt:
Het annuleringsbeleid dat in je administratie-instellingen is ingesteld, wordt toegepast.
Lees meer: Annuleringsbeleid instellen
De van toepassing zijnde annuleringskosten worden toegevoegd aan de bestelling van de reservering. Indien nodig kun je een korting of toeslag toepassen op dit bedrag door het te bewerken via het potlood-icoontje.
Afhankelijk van het annuleringsbeleid en eventuele betalingen die al door de gast zijn gedaan, kan er een restbedrag zijn dat nog moet worden ontvangen of aan de gast moet worden terugbetaald.
Ongeacht of de gast een (gedeeltelijke) terugbetaling krijgt of dat er vanwege hoge annuleringskosten nog een bedrag moet worden betaald, zie je bovenaan je scherm een melding. Kies wat je wilt doen:
Afboeken: Gebruik deze optie als de gast de annuleringskosten niet hoeft te betalen.
Maak factuur: Hiermee maak je de factuur aan waar de annuleringskosten op staan, maar stuur je deze niet naar de gast. Gebruik deze knop ook als je van plan bent om een voucher te maken voor het terug te betalen bedrag.
Stuur gast een factuur: Hiermee maak je de factuur waar de annuleringskosten op staan en verstuur je deze naar de gast.
Als de gast recht heeft op een terugbetaling, zie je dit terug in de betaalstatus. Gebruik de knop '+Terugbetaling', of geef een voucher uit voor het bedrag, die de gast vervolgens kan gebruiken voor een toekomstige reservering.
Lees meer: Hoe je een voucher aanmaakt
Een (gedeeltelijke) groepsboeking annuleren
Een groepsboeking, die uit meerdere reserveringen bestaat, kan in zijn geheel worden geannuleerd op dezelfde manier als een enkele reservering. Om slechts één (of een paar) van de reserveringen binnen een groepsboeking te annuleren, moet je die reservering eerst afsplitsen.
Open de reservering die je wilt afsplitsen van een groepsboeking. Deze wordt groen gemarkeerd na selectie.
In het blok 'Reservering' klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer 'Afsplitsen naar losse boeking'.
Na het bevestigen van de afsplitsing zie je de reserveringspagina met een nieuw boekingsnummer.
Nu de reservering niet langer aan de groepsboeking is gekoppeld, kun je deze op dezelfde manier annuleren als een losse reservering. Indien nodig kun je de gegevens van de reservering bewerken voordat je deze annuleert.
Annulering ongedaan maken
Je kunt een annulering terugdraaien, waardoor de reservering weer de status 'bevestigd' krijgt. De knop 'Maak annulering ongedaan' vind je op dezelfde plek als de knop 'Annuleren'. Gebruik deze knop als de reservering per ongeluk is geannuleerd.
Foutmelding
Houd er rekening mee dat een annulering niet ongedaan kan worden gemaakt als er in de tussentijd een nieuwe reservering is geplaatst voor hetzelfde object en dezelfde data als de geannuleerde reservering die je probeert terug te draaien.
Om deze fout op te lossen, kun je het volgende doen:
Verplaats de nieuwe reservering naar een ander object van hetzelfde type, zodat de oorspronkelijke ruimte vrijkomt om de geannuleerde reservering ongedaan te maken.
Kopieer de geannuleerde reservering (via de knop met de drie puntjes in het reserveringsblok) naar een ander object. Controleer goed of de datums ook juist zijn.
Het kopiëren van een geannuleerde reservering maakt in feite een nieuwe, onbevestigde reservering aan met een ander boekingsnummer, maar met dezelfde gegevens.
Dit betekent dat de oorspronkelijke geannuleerde reservering niet ongedaan moet worden gemaakt; bevestig in plaats daarvan de nieuwe reservering. Zorg er in dit geval ook voor dat eventuele terugbetalingen voor de geannuleerde reservering worden uitgegeven als een voucher, en dat de voucher vervolgens wordt toegepast als betaling voor de nieuwe reservering. Dit voorkomt dat de gast twee keer moet betalen.
Was dit nuttig?
Nog hulp nodig? Deel een idee